Welchen Büroprozess sollte Ihr KMU zuerst automatisieren?

Automatisieren Sie zuerst einen wiederkehrenden Ablauf mit verständlichen Regeln und begrenzten Folgen bei Fehlern. Geeignet ist eine Aufgabe, deren heutiger Aufwand bekannt ist und deren Ergebnis Sie überprüfen können. Ein kleiner Pilot liefert eine bessere Entscheidungsgrundlage als die Auswahl eines Tools ohne klaren Prozess.

Beginnen Sie beim Ablauf statt beim Programm#

Das KMU-Portal des SECO↗ (öffnet in neuem Tab) empfiehlt, vor dem Kauf neuer Programme die Ausgangslage zu analysieren und Prozesse, Daten, Ressourcen und Ziele einzubeziehen. Der Hintergrundbeitrag stützt sich auf Arbeiten von 2017 und 2018. Diese grundlegende Empfehlung ist hier der Ausgangspunkt, keine aktuelle Trendmeldung.

Schreiben Sie zunächst einen vorhandenen Vorgang auf: Was löst ihn aus, welche Informationen kommen an, wer bearbeitet sie und wann ist die Aufgabe abgeschlossen?

Wenn Mitarbeitende denselben Fall unterschiedlich behandeln, klären Sie zuerst die gewünschte Regel. Sonst wird aus einer unklaren manuellen Aufgabe ein unklarer automatischer Ablauf.

Sammeln Sie konkrete Kandidaten aus dem Alltag#

Fragen Sie Ihr Team, wo Angaben wiederholt erfasst werden oder Vorgänge wegen fehlender Informationen liegen bleiben. Notieren Sie konkrete Tätigkeiten statt grosser Ziele wie «Büro digitalisieren».

Mögliche Kandidaten für eine erste Prüfung sind:

• strukturierte Formularangaben in eine gemeinsame Anfragenübersicht übertragen;
• neue Vorgänge nach klaren Kriterien einer zuständigen Person zuweisen;
• intern an offene Aufgaben erinnern;
• bereits geprüfte Daten für eine Vorlage zusammenstellen;
• eine Übersicht über Bearbeitungsstände aktualisieren.

Diese Beispiele sind mögliche Einsatzfälle, keine Empfehlung, sie ohne Prüfung umzusetzen. Auch eine interne Erinnerung braucht Regeln dafür, wann sie ausgelöst und wann sie beendet wird.

Vergleichen Sie Nutzen, Regeln und Fehlerfolgen#

Nutzen Sie für Ihre Kandidaten eine einfache Entscheidungstabelle. Die Kriterien sind eine redaktionelle Arbeitshilfe, kein standardisiertes Bewertungsmodell.

Ein seltener, hochkomplexer Vorgang mit weitreichenden Folgen ist meist ein anspruchsvollerer Einstieg als eine klar geregelte interne Übertragung. Die Einordnung muss dennoch zu Ihrem Betrieb passen: Auch eine scheinbar einfache Übertragung kann sensible Daten oder kritische Fristen betreffen.

Rechnen Sie mit nachvollziehbaren Annahmen#

Rechenbeispiel mit frei gewählten Annahmen: Ein Betrieb bearbeitet 60 Anfragen pro Monat. Die Übertragung von Angaben dauert bisher jeweils fünf Minuten. Das entspricht fünf Stunden monatlichem Aufwand.

Bleiben nach der Automatisierung durchschnittlich zwei Minuten Kontrolle pro Anfrage, sind dafür noch zwei Stunden nötig. Die rechnerische Differenz beträgt drei Stunden pro Monat, bevor Wartung, Fehlerbehebung und Betreuung berücksichtigt werden.

Dieses Beispiel ist keine gemessene Einsparung und kein Nexo-Kundenergebnis. Es zeigt, welche Angaben Sie für Ihre eigene Rechnung benötigen.

Vergleichen Sie zusätzlich den Einrichtungsaufwand und laufende Kosten. Gewonnene Zeit ist zudem nicht automatisch eingespartes Geld: Entscheidend ist, ob die Kapazität tatsächlich sinnvoll genutzt oder ein anderer Aufwand vermieden wird.

Braucht dieser Schritt überhaupt KI?#

Wenn eine Entscheidung auf festen Kriterien beruht, sollte zunächst eine regelbasierte Umsetzung geprüft werden. Eine bestimmte Formularauswahl kann beispielsweise eine interne Zuständigkeit festlegen.

Bei unstrukturierten Texten könnte KI helfen, Inhalte zu ordnen oder einen Entwurf vorzubereiten. Für einen ersten Pilot sollte dabei feststehen, wie falsche Zuordnungen erkannt werden und wer sie korrigiert.

Lassen Sie sich für jeden KI-Schritt erklären, welche Eingaben verarbeitet werden, wie das Ergebnis geprüft wird und was bei Unsicherheit geschieht. Für das Pilotziel kann eine vorbereitete Empfehlung mit menschlicher Freigabe ausreichend sein.

Begrenzen Sie den Pilot auf einen vollständigen Teilablauf#

Hypothetisches Beispiel: Eine Anfrage aus einem Formular wird in einer internen Übersicht angelegt und einer Person zugewiesen. Die zuständige Person prüft die Angaben und entscheidet über die Antwort. Automatisiert wird zunächst nur die interne Weitergabe.

Vereinbaren Sie vor dem Start:

• einen eindeutigen Auslöser und ein erwartetes Ergebnis;
• Beispiele für normale Vorgänge, fehlende Daten und doppelte Eingänge;
• einen sichtbaren Fehlerstatus und eine zuständige Person;
• einen manuellen Ersatzablauf;
• die Messgrössen für Aufwand, Korrekturen und Bearbeitungszeit;
• einen Auswertungstermin nach genügend repräsentativen Fällen.

Die Testdauer richtet sich nach der Häufigkeit und Vielfalt der Vorgänge. Ein erfolgreicher Testfall allein sagt wenig über den Alltag mit Sonderfällen aus.

Entscheiden Sie anhand des Pilots über den Ausbau#

Prüfen Sie, ob die Entlastung den Betreuungsaufwand rechtfertigt und ob Mitarbeitende den Ablauf verstehen. Halten Sie auch fest, welche Ausnahmen bewusst manuell bleiben.

Der nächste sinnvolle Schritt ist eine kurze Prozessaufnahme mit dem Team: drei wiederkehrende Aufgaben sammeln, den tatsächlichen Aufwand beobachten und einen überschaubaren Ablauf für den Pilot auswählen. Erst danach lässt sich eine konkrete Offerte sinnvoll beurteilen.

Stand: 24. Oktober 2026. Der SECO-Hintergrund wurde am selben Tag geöffnet und gelesen. Auswahlhilfe, Pilotablauf und Rechenbeispiel sind redaktionelle Empfehlungen; Suchvolumen und pauschale Einsparungen werden nicht behauptet.